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dimanche, 10 février 2019

Les coulisses d'une convention - Partie 1

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Introduction

Les conventions de fan sont des évènements organisés sur un ou plusieurs jours, un peu comme un festival ou un salon, et concernent des thèmes tels que les manga, l'animation, les jeux vidéos, la science-fiction, les comics, le cosplay, etc.

On y retrouve principalement divers stands gérés par des professionnels, des associations ou des particuliers, sur lesquels on peut trouver des activités (jeux, tournois...), de la vente de produits ou diverses créations
 

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Jonetsu 3.33, salle Les Colonnes. Credit: Corti

 

Il peut aussi y avoir des conférences, projections ou concours, le plus souvent organisés sur une scène ou dans un amphithéâtre.

 

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Jonetsu 3.33, salle Agoreine. Credit:Keul

 

J'avais rejoint en 2009 l'association Brigade SOS francophone qui a organisé jusqu'en 2016 des activités dans différentes conventions (principalement Epitanime et Japan-Expo). Celle-ci regroupait alors différent membres avec des compétences variées: des jeunes créateurs, des graphistes, des concepteurs de logiciels, des musiciens...

 

Noizi Itô avec les membres de l'association à Epitanime 2010

Noizi Itô, dessinatrice japonaise, invitée à Epitanime 2010,
en photo avec les membres de l'association Brigade SOS. Credit:@Smog

 

Les membres de la Brigade SOS francophone mais aussi d'autres associations telles que Forum Thalie, Kawasoft et Mono-type ont ainsi acquis peu à peu de l'expérience sur le fonctionnement des conventions.

En voyant les problèmes rencontrés par les autres conventions et les directions vers lesquelles elles se dirigeaient, les membres de ces associations ont annoncé lors d'un premier avril qu'ils allaient créer leur propre convention. Le poisson s'étant révélé finalement pas si impossible, l'association Nijikai fut créée.
C'est donc Nijikai, une association de loi 1901, donc le but est de promouvoir la culture visuelle japonaise moderne, qui organise en plus d'autres projets, la convention Jonetsu.
Convention de la Passion (Jōnetsu signifiant Passion en japonais), celle-ci est basée sur deux axes :
- la pédagogie, avec des conférences qui expliquent par exemple les problèmes du piratage, le fonctionnement de l'édition et de la création des oeuvres
- la mise en valeur des jeunes créateurs
Le tout avec des tarifs accessibles et une bonne ambiance.

 

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Les affiches des trois premières éditions. Credit: @Al_Grimm

 

L’avantage du statut associatif (association de loi 1901, à but non lucratif) est d'avoir une base légale solide pour la communication et la gestion: on gagne en crédibilité avec les éditeurs et professionnels, on clarifie la communication avec les organisateurs et différentes entités et on se défini un objectif: promouvoir une série, promouvoir l'ensemble de la culture visuelle japonaise moderne, informer sur le fonctionnement de celle-ci...


Le départ pour Jonetsu

La veille de la convention, la plupart des membres se rendent sur place par différents moyens. Voitures, train, RER, Gundam...

Dans mon cas, lors de la première édition, j'avais fait le trajet en train, mais vu la quantité de matériel à transporter et l'arrivée à Strasbourg d'un autre membre de l'association, les années suivantes ont été faites en voiture. M'occupant de l'enregistrement des conférences, j'ai pas mal de matériel à transporter depuis la première édition, et en venant à 2, le coffre se remplit du coup vraiment bien, jugez plutôt :

 

 

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Beaucoup de matériel à transporter. Credit: Keul

 

L'installation
Arrivé à destination le vendredi après un trajet plus ou moins long, le régisseur nous ouvre les portes de la salle. Le matériel des différents membres qui arrivent au fur et à mesure est rassemblé devant l'accueil avant de se lancer dans l'installation.

 

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Credit:Keul

 

Il y a en effet beaucoup de matériel: le nécessaire pour la cuisine, le matériel pour la billetterie, l'affichage, l'enregistrement des conférences, les consommables (scotch, sachet poubelle, feutres...).

Une fois les salutations faites et les discussions finies, l'installation commence avec la mise en place des panneaux, des tables et chaises pour les différents stands. Les affiches sont fixées aux murs et chacun procède à son rôle (tests techniques, installation de l'estrade du stand activité Forum Thalie et d'autres stands)

 

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Mise en place des panneaux, tables et chaises pour les stands exposants.. Credit:Keul

 

L'équipe cuisine effectue le tri et commence à remplir le frigo.

 

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Une cuisine qui commence à bien se remplir. Credit:Keul - @TritTriton

 

Le matin de la convention, avant l'ouverture, les membres préparent les sandwichs au thon et au fameux poulet.

 

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Crédit: @Chocolatine - Corti

 

Lors de la troisième édition, les conférences se sont déroulées dans une salle à part: le théâtre de l'Agoreine.
Or celui-ci n'était pas disponible le vendredi soir. Il a donc fallu transporter des ameublements et installer le matériel technique pour les conférences le samedi matin, quelques heures avant l'ouverture

 

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Une belle salle bien vide où le matériel devra être installé rapidement. Crédit: Corti

 

Une fois installé, voici ce que l'on peut voir de la régie: un bel écran qui affiche:
- le planning de conférences
- l'enregistrement des microphones et du son de l'ordinateur de conférence
- l'affichage de l'ordinateur du conférencier qui est transmis au vidéoprojecteur de la salle
Une table de mixage pour régler le volume des microphones et de l'ordinateur, qui renvoie le son sur les haut-parleurs de la salle et sur les cartes sont d'enregistrement du PC
Astuce pratique: chaque microphone à un bout de scotch de couleur à sa base pour pouvoir savoir rapidement auquel il correspond la ligne sur la table de mixage.

 

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Pour ceux qui ne sont pas au courant, nous enregistrons les conférences à l'aide de caméras (prêtés par des membres et par une association amie, notre budget ne nous permettant pas un tel investissement) ainsi que les microphones. On enregistre aussi ce qui est affiché sur le vidéoprojecteur de la salle en local pour pouvoir l'intégrer efficacement dans les vidéos des conférences (ça fait plus propre que de voir des diapositives filmées sur un écran avec une caméra.


Petite anecdote: Pour éviter le piratage, les ayant droit ont mis en place pas mal de restrictions pour empêcher les copies de leurs oeuvres, plus connues sous le nom de DRM.
Problème: les ordinateurs et tablettes Apple activent par défaut la protection anticopie, même si vous n'êtes pas en train de regarder un Blu-Ray ou NetFlix. Du coup, lorsqu'un conférencier est arrivé avec son Mac pour faire une conférence sur les bruitages dans l'animation, et donc montrer le logiciel qui permet de gérer ces bruitages, ma carte d'acquisition vidéo m'a affiché un écran noir avec en bien grand dessus "HDCP Content protection". Un peu comme si en tentant de prendre votre maison en photo à Noël, votre appareil se mettait à dire: "Les photos des illuminations de la tour Eiffel sont sous droit d'auteur, du coup je ne pends plus de photos d'illuminations".

 

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Comment enregistrer une démonstration d'animation sur un iPad faite par un conférencier? Avec des adaptateurs :D

 

Solution déployée dans l'urgence: un adaptateur HDMI vers VGA (qui n'est pas protégé par les DRM) branché à un adaptateur VGA vers HDMI, sans oublier l'adaptateur lightning HDMI et la batterie USB pour l'adaptateur VGA/HDMI. Merci Apple.

 

Le travail en amont:

Oui, parce que si vous voulez un évènement réussi, il faut absolument s'organiser si vous ne voulez pas vous retrouver avec des problèmes inacceptables tels que des exposants qui se retrouvent sans table

En coulisses, il n'y a en fait rien de vraiment spectaculaire avant la convention elle-même, oubliez les voyages d'affaire en jet privé.Vous aurez en revanche pour ceux qui s'en occupent, de nombreux appels téléphoniques, des courriers, des emails et quelques rendez-vous sur place.

Les tâches à prévoir au moins une bonne dizaine de mois à l'avance concerne le démarchage des potentiels invités pour les conférences, les demandes de locations de la salle à la mairie, les demandes de subventions et les demandes de partenariats, parce que:

Pas de budget: pas de salle. Pas de salle: pas de convention. Pas de convention ... pas de convention.

Et plus les mois approchent de la date fatidique, plus vous aurez de réunions, comptez au moins une réunion par semaine dans les 5-6 mois précédents la convention.

En effet, il faut gérer: gérer le site web, la communication sur les réseaux sociaux, ouvrir les inscriptions des exposants, démarcher les professionnels, gérer les repas et le matériel, gérer les staffs(membres) et bénévoles qui viennent en renfort et voir leurs rôles. Ce point n'est pas à négliger, avoir un responsable de stand exposant de qualité qui arrive à gérer des problèmes d'exposant qui se retrouve avec une mauvaise commande est vraiment le bienvenu.(pour l'anecdote, un des exposants s'était retrouvé avec un sandwich "poulet végétarien sans poulet" (pour ceux qui font les commandes, gérez les sandwich spéciaux en premier et à part SVP :/ et pour les exposants, hésitez surtout pas à signaler les problème)

 

La communication

Indispensable à l'organisation, celle-ci se fait surtout via internet, vu l'éloignement géographique de la plupart des membres. Elle se fait sur différents canaux: sur un forum, via des logiciels de messagerie texte et audio et via des espaces de stockage de documents partagés.

Chacun ayant ses avantages et inconvénients : un forum est assez pratique pour organiser des informations, en les regroupant par sujets de discussion, alors qu'une messagerie, moins organisée, sera par contre plus réactive et spontanée. Les réunions se font en audio afin de pouvoir avoir des discussions efficaces et de pouvoir libérer les mains pour pouvoir travailler en même temps.

En interne, nous utilisons du coup Discord pour les discussions instantanées orales et écrites, Google Drive pour gérer les fichiers et un serveur web qui héberge le site sous Wordpress ainsi qu'un forum SMF (Simple Machines Forum).

Si vous comptez utiliser Google, je vous conseille de créer un compte associatif GSuite gratuit (il faudra diverses informations telles qu'un N° de SIRET) pour pouvoir gérer plus facilement les fichiers et les accès.

 

Des exemples de choix

Nous avons aussi fait plusieurs choix:

Ne pas accepter les stands de contrefacon ou qui n'ont rien à voir avec notre thématique.

Ne pas trop aller dans la thématique des jeux vidéos, on cherche à se concentrer sur la culture visuelle moderne japonaise.

Pour la nourriture, Jonetsu à choisi de proposer des sandwichs: Certes, ce n'est pas très japonais, mais ça a de nombreux avantages: pas de problème de cuisson, pas de problèmes de couverts et ça permet de nourrir le staff et les exposants sans trop se ruiner.
Nous n'avons pas pour objectif de fournir de la nourriture japonaise en tapant sur le porte monnaie des visiteurs.


La trésorerie et le budget

Organiser un tel évènement demande un gros budget et il sera obligatoire de bien s'organiser.

Le plus difficile généralement est de réussir à trouver des sponsors et des subventions, mais aussi de réussir à les maintenir et même d'en trouver de nouveaux au fils des années. Garder un bon dialogue avec ses contacts, les municipalités et l'administration en montrant la solidité du projet pourra heureusement bien aider. Il ne faudra en tout cas jamais délaisser ce point.

L'un des fichiers parmi les plus importants sur notre drive est le Google-sheet du budget, contenant différentes feuilles de calculs.

On liste alors dans la première feuille/onglet:
- les recettes: les entrées visiteurs, les ventes de nourriture, les prix payés par les exposants professionnels et jeunes créateurs, les sponsors et donations.
- les dépenses: la salle, la nourriture, le matériel, l'affichage/publicité, les frais de gestion.
On utilisera les autres feuilles pour les détails de chaque section (entrées, repas, stands...)

On y ajoutera des impondérables: c'est une marge que l'on prévoit dans le cas où il y aurait des imprévus tels qu'un trajet en train ou une nuit d'hôtel à rembourser, ou du matériel à acheter en dernier instant.

 

budget333.png budget repas 333.png

Aperçu du budget de Jonetsu 3.33 avec l'onglet de gestion des repas (je vous épargne les formules de l'enfer)

Il faudra aussi prendre soin de bien souscrire à une assurance, au cas où il y aurait du vol ou de la casse de matériel. Il serait intolérable de voir un membre qui ne soit pas remboursé en cas de problèmes avec le matériel qu'il prête (ordinateur portable, tablette Cintiq Wacom, télé...).

À vous de trouver ensuite comment la mettre en forme et de prévoir les dates auxquelles vous recevrez les paiements des stands, des préventes et à quel moment vous aurez à payer les factures et rembourser d'éventuels emprunts.

Et pour résumer, le résultat des dépenses et recettes des trois premières éditions:

graph.png

Recettes et dépenses des trois premières éditions, sans les flux temporaires (prêts, cautions, fonds de caisse ...).

Edition type4 repas billets stands pro stands crea sponsors salle equipement salle invités autres impondérables
1 recettes 1627 4115 1680 1155 5750 0 0 0 0 0
1 dépenses 2022 0 0 0 0 9900 918 0 1244 0
2 recettes 968 2825 830 890 2900 0 0 0 0 0
2 dépenses 920 0 0 0 0 2336 582 0 1994 317
3 recettes 1598 3717 302 1460 2820 0 0 0 0 0
3 dépenses 1399 0 0 0 0 3013 0 1148 2116 213

On voit assez vite que la première édition avait un budget assez conséquent, dû au prix de location de la salle qui était assez élevé. Il a pu y avoir des bénéfices (différence de hauteur entre 2 colonnes) grâce aux donations et sponsors.
Sachant qu'il serait plus difficile de trouver des sponsors et donations pour l'édition suivante, il a fallu changer de salle, un peu plus éloignée de paris (mais accessible en RER) mais qui a permis d'être plus confortable financièrement. C'est d'ailleurs qui a permis de baisser le prix de l'entrée de 8€ à 5€ et d'investir plus dans les invités. Nos bonnes relations avec la mairie de Bourg-la-Reine nous a aussi permis utiliser la salle du théâtre de l'Agoreine pour les conférences à un tarif attractif, merci encore à elle!

On notera aussi la diminution de stands professionnels, vu la taille de notre convention, il est difficile pour eux d'être rentable. En effet, contrairement aux stands qui vendent de la contrefaçon (que nous refusons), les stands professionnels légitimes payent les droits d'auteur et s'assurent de fournir des produits de qualité. Du progrès à ce niveau serait en tout cas le bienvenu.

Pour les repas, nous réalisons peu de bénéfices dessus. En effet, en plus du tarif attractif, les bénéfices sur les ventes de boissons et de la nourriture nous servent surtout à payer les menus (sandwich, boisson et barre chocolatée) des membres, des bénévoles, des conférenciers et des exposants (oui, même nos exposants ont le repas offert :D).

Les membres et la transparence

Si l'argent est nécessaire pour pouvoir organiser une convention, les membres sont nécessaires (même s'ils paraissent invisibles, cliquez ici pour un article bien interessant sur les membres de Nijikai) pour pouvoir faire fonctionner une association. Et pour organiser une convention, il faut assez de membres actifs qui puissent s'occuper de l'organisation en amont et pas uniquement de l'évènement sur place le jour J.

Il faudra donc penser à régulièrement faire des campagnes de recrutement pour s'assurer d'avoir une association pérenne, où les membres peuvent participer à la vie de l'association avec une hiérarchie dont le rôle est de guider et de pardonner (vos membres ont le droit de faire des erreurs, ce sont des bénévoles, ne l'oubliez pas), pas de régner.

La transparence devrait être de mise, c'est la politique que nous avons adopté: en dehors des informations sensibles (les codes de carte bancaire ou accès aux virements, les données personnelles des membres ou contacts externes), une association n'a pas à avoir de secret.
Si une association ne peut vous fournir ses relevés bancaires ou garde secrets certains projets ou problèmes à ses membres (après un certain délai), c'est qu'il y a sûrement anguille sous roche.

Pour plus de détails, je vous laisse lire cet article sur ce qu'il faut éviter dans une association pour ne pas perdre des membres: 6 bonnes raisons de fuir votre association loi 1901
 

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Les coulisses d'une convention - Partie 2

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Le gestionnaire de conférences et d'activités

Lors de la première édition de la convention Jonetsu, Kabu s'était occupé de publier sur le site le planning de conférence et le détail de chacune d'entre elles, avec leur description et celles de chaque intervenant. Les visiteurs ayant de plus en plus tendance à consulter les sites web sur leurs mobiles, il devenait aussi obligatoire le support du responsive et d'avoir une présentation agréable.

Mais modifier un tableau complexe en HTML dans l'interface de wordpress peut vite devenir compliqué, surtout quand il s'agit de mettre à jour des informations, telles qu'un changement d'horaires ou de la modification d'un intervenant.

J'avais du coup développé un gestionnaire à l'occasion de la seconde édition de la convention, qui s'avéra très pratique, bien qu'un peu austère.

Une version 2 fût donc développée pour la troisième édition, avec une interface plus accessible

 

ancien gestionnaire.png planning.png
L'ancien et le nouveau gestionnaire, le fonctionnement a été amélioré et le visuel grandement amélioré.

Fonctionnement du gestionnaire

1° les entités

Le gestionnaire est un espace à part sur le site (protégé par un mot de passe) où les membres de l'association peuvent gérer les conférences, mais aussi les activités, les stands et les partenaires.

Pour fonctionner, on commence par renseigner le système en ajoutant plusieurs entités: ce sont des entreprises, des associations, des personnes...

entite liste.png
Affichage des entités filtrées par type: professionnel.

Chaque entité à un logo/avatar (avec une version en ratio 2:1), une description, et des informations telles que les réseaux sociaux. Exemple:

entite modif.png
Création/modification d'une entité

Le gros avantage est de pouvoir facilement modifier les informations d'un conférencier ou d'une entité sans devoir modifier chaque endroit où elle pourrait se retrouver (dans un article du blog, sur la page de planning, dans la page de détails des conférences).

2° les conférences

On va ensuite créer des conférences, un peu comme les entités, mais avec des détails en plus tels que le type de la conférence et sa catégorie, ainsi que la durée de celle-ci.

La partie des assignations en bas permet d'indiquer les intervenants, chaque ligne correspondant à une entité intervenante (une personne, une association, un professionnel...) et à droite de la ligne, on pourra ajouter des sous-entités (intervenant faisant partie d'une entité).

Cela permet d'avoir des conférences où l'on a à la fois des personnes indépendantes (un traducteur par exemple), ainsi que des personnes liées à un groupe (les employés d'une entreprise par exemple)

conference modif.png

Création/modification d'une conférence

Un menu déroulant propose les résultats au cours de la frappe pour pouvoir ajouter facilement un intervenant parmi la longue liste des entités.

Vous noterez en haut de page un encart indiquant le code à copier/coller dans le wordpress pour afficher cette conférence, dans un des articles d'actualité par exemple (un plugin wordpress appellera le gestionnaire pour afficher la page générée correspondante)

On obtiendra alors une liste de conférences ressemblant à ceci:

conferences liste.png
La liste des conférences, un clic sur l'une d'entre elles permet de la modifier ou supprimer

3° les plannings

On ira ensuite créer un planning journalier:

planning.png

En haut de la page, on a un menu déroulant permettant de choisir le planning (le planning de conférences du samedi, le planning du stand activité du dimanche ...) ou de créer un nouveau planning. Le bouton modifier permettant de changer le titre et la couleur du planning ou de le supprimer.

On pourra alors y ajouter des conférences ou activités en cliquant sur le bouton rouge, et modifier leurs horaires ou les retirer du planning en cliquant dessus.

4° les exposants

La page des exposants se base sur le même principe que la page de planning à quelques détails près (pas d'horaires), idem pour la page des partenaires.

exposants liste.png

 

partenaires liste.png

Ce gestionnaire est amené à évoluer. Je compte transformer ce gestionnaire de conférences et d'activités en gestionnaire de convention. En effet, j'ai aussi codé quelques outils pour gérer les repas et les inscriptions des stands exposants ainsi que les inscriptions au concours de cosplay (a l'origine pour l'association Forum Thalie).
Je compte les rassembler dans ce nouvel outil qui sera un gestionnaire de convention.

 

Screenshot_2019-02-09 Gestionnaire de stands.png Screenshot_2019-02-09 Gestionnaire de repas.png

Petit aperçu du gestionnaire de stands et de repas

Les réponses soumises sont insérées dans un gsheet (nous ne passons plus par google forms pour ces formulaires, car ils sont trop limités au niveau interactivité et ne permettent pas l'envoi d'images sans compte google).

Et là où il va y avoir du travail, c'est que je compte aussi le rendre open source en GNU GPLv3.

 

Les autres outils

Afin de gérer la liste des membres plus facilement, une autre page a aussi été mise en place. Le système se base sur la base des utilisateurs du forum SMF et des groupes liés: cela permet d'afficher les avatars et d'utiliser la gestion des groupes du forum pour pouvoir gérer les droits d'accès et les statuts des membres. Il permet aussi de gérer les cotisations, bien que Nijikai n'ait plus de cotisation pour les membres depuis la seconde édition. (Vu les sommes en jeu, on préfère se concentrer sur les subventions et sponsorats, les membres ont déjà assez de travail)

* pas de screenshot, les informations personnelles des membres sont privées *

Astuces, en plus de l'adresse email, nous demandons aussi si possible l'adresse Google, afin de faciliter la gestion des invitations dans l'agenda Google, des droits du drive et autre...

Il y a aussi un racourcisseur d'URL (utilisé pour générer les QR-code des affiches situées dans la verrière).

Le Poulet Code

Un petit jeu que j'ai créé, qui a un double usage: La chasse au poulet code.

Il s'agit en fait de petites cartes cartonnées avec un QR-Code imprimé dessus que nos donnons aux exposants qui le souhaitent et qui les cachent sur leur stand. Les visiteurs doivent alors les chercher et les scanner avec leur smartphone. Chaque code scanné fait alors apparaitre dans le navigateur une question avec 4 réponses possibles et les gagnants ont droit à un petit cadeau au bar.

Screenshot (9 févr. 2019 23_30_40).jpg

Utilisation de l'API webcam des navigateurs récents pour scanner le code via le smartphone.
(le navigateur demande bien entendu l'autorisation nécessaire, visible dans la barre des notifications)

L'avantage est qu'en plus de divertir les visiteurs, cette activité permet aussi de pousser les visiteurs à s'intéresser au contenu des stands

Je recommande d'ailleurs chaudement aux exposants de lire cette série d'articles de Raynart: MANGA ARTIST LIFE

 

jeudi, 16 mars 2017

La communication web

Concevoir un site web, c'est créer des pages web à afficher aux visiteurs pour leur donner des informations ou leur faire réaliser une action (poster un commentaire, dialoguer, acheter...) via une interface utilisateur.

Ces interfaces peuvent être efficaces ou mal faites (tel que celles rencontrées dans mon dernier article), être plus ou moins adaptées pour les handicapés et utilisé avec des objets connectés, mais pas dans le bon sens. Le web regorge d'articles, avec par exemple le  problème des icônes de menu et beaucoup d'autres conseils.

Sauf qu'au-delà de ces interfaces se cache aussi un autre aspect: la relation et l'image retournée.

Regardons ça de plus près.

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vendredi, 2 décembre 2016

L'interface utilisateur

Suite à la sortie d'un film sacrément attendu, je suis passé sur le site d'UGC pour réserver ma place de cinéma.

Armé de ma carte bancaire, d'une carte de fidélité UGC basique (je vais 2-3 fois par an au cinéma) et d'un compte que j'avais créé sur le site à l'époque, je m'apprête à réserver ma place.Généralement, j'achète sur place, mais vu qu'il s'agit d'une avant-première de Your Name, la réservation était nécessaire.

Et là, c'est le drame.

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jeudi, 27 octobre 2016

Mise en place d'un Wiki

CodePen est pratique pour partager des astuces mais il se limite à ce qui est JavaScript, CSS et HTML.

J'ai une collection de fichiers textes qui contiennent des bouts de code, astuces et autres exemples de script ainsi que de la documentation que j'utilise assez souvent.

J'ai donc installé un wiki histoire d'avoir une interface plus agréable et facile à gérer pour administrer tout ça.

C'est disponible en lecture seule ici: http://wiki.keul.fr

Bien entendu, je vais importer et trier au fur et à mesure de mon temps libre mes fichiers.

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