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Le gestionnaire de conférences et d'activités

Lors de la première édition de la convention Jonetsu, Kabu s'était occupé de publier sur le site le planning de conférence et le détail de chacune d'entre elles, avec leur description et celles de chaque intervenant. Les visiteurs ayant de plus en plus tendance à consulter les sites web sur leurs mobiles, il devenait aussi obligatoire le support du responsive et d'avoir une présentation agréable.

Mais modifier un tableau complexe en HTML dans l'interface de wordpress peut vite devenir compliqué, surtout quand il s'agit de mettre à jour des informations, telles qu'un changement d'horaires ou de la modification d'un intervenant.

J'avais du coup développé un gestionnaire à l'occasion de la seconde édition de la convention, qui s'avéra très pratique, bien qu'un peu austère.

Une version 2 fût donc développée pour la troisième édition, avec une interface plus accessible

 

ancien gestionnaire.png planning.png
L'ancien et le nouveau gestionnaire, le fonctionnement a été amélioré et le visuel grandement amélioré.

Fonctionnement du gestionnaire

1° les entités

Le gestionnaire est un espace à part sur le site (protégé par un mot de passe) où les membres de l'association peuvent gérer les conférences, mais aussi les activités, les stands et les partenaires.

Pour fonctionner, on commence par renseigner le système en ajoutant plusieurs entités: ce sont des entreprises, des associations, des personnes...

entite liste.png
Affichage des entités filtrées par type: professionnel.

Chaque entité à un logo/avatar (avec une version en ratio 2:1), une description, et des informations telles que les réseaux sociaux. Exemple:

entite modif.png
Création/modification d'une entité

Le gros avantage est de pouvoir facilement modifier les informations d'un conférencier ou d'une entité sans devoir modifier chaque endroit où elle pourrait se retrouver (dans un article du blog, sur la page de planning, dans la page de détails des conférences).

2° les conférences

On va ensuite créer des conférences, un peu comme les entités, mais avec des détails en plus tels que le type de la conférence et sa catégorie, ainsi que la durée de celle-ci.

La partie des assignations en bas permet d'indiquer les intervenants, chaque ligne correspondant à une entité intervenante (une personne, une association, un professionnel...) et à droite de la ligne, on pourra ajouter des sous-entités (intervenant faisant partie d'une entité).

Cela permet d'avoir des conférences où l'on a à la fois des personnes indépendantes (un traducteur par exemple), ainsi que des personnes liées à un groupe (les employés d'une entreprise par exemple)

conference modif.png

Création/modification d'une conférence

Un menu déroulant propose les résultats au cours de la frappe pour pouvoir ajouter facilement un intervenant parmi la longue liste des entités.

Vous noterez en haut de page un encart indiquant le code à copier/coller dans le wordpress pour afficher cette conférence, dans un des articles d'actualité par exemple (un plugin wordpress appellera le gestionnaire pour afficher la page générée correspondante)

On obtiendra alors une liste de conférences ressemblant à ceci:

conferences liste.png
La liste des conférences, un clic sur l'une d'entre elles permet de la modifier ou supprimer

3° les plannings

On ira ensuite créer un planning journalier:

planning.png

En haut de la page, on a un menu déroulant permettant de choisir le planning (le planning de conférences du samedi, le planning du stand activité du dimanche ...) ou de créer un nouveau planning. Le bouton modifier permettant de changer le titre et la couleur du planning ou de le supprimer.

On pourra alors y ajouter des conférences ou activités en cliquant sur le bouton rouge, et modifier leurs horaires ou les retirer du planning en cliquant dessus.

4° les exposants

La page des exposants se base sur le même principe que la page de planning à quelques détails près (pas d'horaires), idem pour la page des partenaires.

exposants liste.png

 

partenaires liste.png

Ce gestionnaire est amené à évoluer. Je compte transformer ce gestionnaire de conférences et d'activités en gestionnaire de convention. En effet, j'ai aussi codé quelques outils pour gérer les repas et les inscriptions des stands exposants ainsi que les inscriptions au concours de cosplay (a l'origine pour l'association Forum Thalie).
Je compte les rassembler dans ce nouvel outil qui sera un gestionnaire de convention.

 

Screenshot_2019-02-09 Gestionnaire de stands.png Screenshot_2019-02-09 Gestionnaire de repas.png

Petit aperçu du gestionnaire de stands et de repas

Les réponses soumises sont insérées dans un gsheet (nous ne passons plus par google forms pour ces formulaires, car ils sont trop limités au niveau interactivité et ne permettent pas l'envoi d'images sans compte google).

Et là où il va y avoir du travail, c'est que je compte aussi le rendre open source en GNU GPLv3.

 

Les autres outils

Afin de gérer la liste des membres plus facilement, une autre page a aussi été mise en place. Le système se base sur la base des utilisateurs du forum SMF et des groupes liés: cela permet d'afficher les avatars et d'utiliser la gestion des groupes du forum pour pouvoir gérer les droits d'accès et les statuts des membres. Il permet aussi de gérer les cotisations, bien que Nijikai n'ait plus de cotisation pour les membres depuis la seconde édition. (Vu les sommes en jeu, on préfère se concentrer sur les subventions et sponsorats, les membres ont déjà assez de travail)

* pas de screenshot, les informations personnelles des membres sont privées *

Astuces, en plus de l'adresse email, nous demandons aussi si possible l'adresse Google, afin de faciliter la gestion des invitations dans l'agenda Google, des droits du drive et autre...

Il y a aussi un racourcisseur d'URL (utilisé pour générer les QR-code des affiches situées dans la verrière).

Le Poulet Code

Un petit jeu que j'ai créé, qui a un double usage: La chasse au poulet code.

Il s'agit en fait de petites cartes cartonnées avec un QR-Code imprimé dessus que nos donnons aux exposants qui le souhaitent et qui les cachent sur leur stand. Les visiteurs doivent alors les chercher et les scanner avec leur smartphone. Chaque code scanné fait alors apparaitre dans le navigateur une question avec 4 réponses possibles et les gagnants ont droit à un petit cadeau au bar.

Screenshot (9 févr. 2019 23_30_40).jpg

Utilisation de l'API webcam des navigateurs récents pour scanner le code via le smartphone.
(le navigateur demande bien entendu l'autorisation nécessaire, visible dans la barre des notifications)

L'avantage est qu'en plus de divertir les visiteurs, cette activité permet aussi de pousser les visiteurs à s'intéresser au contenu des stands

Je recommande d'ailleurs chaudement aux exposants de lire cette série d'articles de Raynart: MANGA ARTIST LIFE