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Introduction

Les conventions de fan sont des évènements organisés sur un ou plusieurs jours, un peu comme un festival ou un salon, et concernent des thèmes tels que les manga, l'animation, les jeux vidéos, la science-fiction, les comics, le cosplay, etc.

On y retrouve principalement divers stands gérés par des professionnels, des associations ou des particuliers, sur lesquels on peut trouver des activités (jeux, tournois...), de la vente de produits ou diverses créations

Jonetsu 3.33, salle Les Colonnes. Credit: Corti

 

Il peut aussi y avoir des conférences, projections ou concours, le plus souvent organisés sur une scène ou dans un amphithéâtre.

 

 

J'avais rejoint en 2009 l'association Brigade SOS francophone qui a organisé jusqu'en 2016 des activités dans différentes conventions (principalement Epitanime et Japan-Expo). Celle-ci regroupait alors différent membres avec des compétences variées: des jeunes créateurs, des graphistes, des concepteurs de logiciels, des musiciens...

 

 

Les membres de la Brigade SOS francophone mais aussi d'autres associations telles que Forum Thalie, Kawasoft et Mono-type ont ainsi acquis peu à peu de l'expérience sur le fonctionnement des conventions.

En voyant les problèmes rencontrés par les autres conventions et les directions vers lesquelles elles se dirigeaient, les membres de ces associations ont annoncé lors d'un premier avril qu'ils allaient créer leur propre convention. Le poisson s'étant révélé finalement pas si impossible, l'association Nijikai fut créée.
C'est donc Nijikai, une association de loi 1901, donc le but est de promouvoir la culture visuelle japonaise moderne, qui organise en plus d'autres projets, la convention Jonetsu.
Convention de la Passion (Jōnetsu signifiant Passion en japonais), celle-ci est basée sur deux axes :
- la pédagogie, avec des conférences qui expliquent par exemple les problèmes du piratage, le fonctionnement de l'édition et de la création des oeuvres
- la mise en valeur des jeunes créateurs
Le tout avec des tarifs accessibles et une bonne ambiance.

 

 

L’avantage du statut associatif (association de loi 1901, à but non lucratif) est d'avoir une base légale solide pour la communication et la gestion: on gagne en crédibilité avec les éditeurs et professionnels, on clarifie la communication avec les organisateurs et différentes entités et on se défini un objectif: promouvoir une série, promouvoir l'ensemble de la culture visuelle japonaise moderne, informer sur le fonctionnement de celle-ci...

Le départ pour Jonetsu

La veille de la convention, la plupart des membres se rendent sur place par différents moyens. Voitures, train, RER, Gundam...

Dans mon cas, lors de la première édition, j'avais fait le trajet en train, mais vu la quantité de matériel à transporter et l'arrivée à Strasbourg d'un autre membre de l'association, les années suivantes ont été faites en voiture. M'occupant de l'enregistrement des conférences, j'ai pas mal de matériel à transporter depuis la première édition, et en venant à 2, le coffre se remplit du coup vraiment bien, jugez plutôt :

 

 

Beaucoup de matériel à transporter. Credit: Keul

 

L'installation
Arrivé à destination le vendredi après un trajet plus ou moins long, le régisseur nous ouvre les portes de la salle. Le matériel des différents membres qui arrivent au fur et à mesure est rassemblé devant l'accueil avant de se lancer dans l'installation.

 

Credit:Keul

 

Il y a en effet beaucoup de matériel: le nécessaire pour la cuisine, le matériel pour la billetterie, l'affichage, l'enregistrement des conférences, les consommables (scotch, sachet poubelle, feutres...).

Une fois les salutations faites et les discussions finies, l'installation commence avec la mise en place des panneaux, des tables et chaises pour les différents stands. Les affiches sont fixées aux murs et chacun procède à son rôle (tests techniques, installation de l'estrade du stand activité Forum Thalie et d'autres stands)

 

 

L'équipe cuisine effectue le tri et commence à remplir le frigo.

 

 

Le matin de la convention, avant l'ouverture, les membres préparent les sandwichs au thon et au fameux poulet.

 

 

Lors de la troisième édition, les conférences se sont déroulées dans une salle à part: le théâtre de l'Agoreine.
Or celui-ci n'était pas disponible le vendredi soir. Il a donc fallu transporter des ameublements et installer le matériel technique pour les conférences le samedi matin, quelques heures avant l'ouverture

 

 

Une fois installé, voici ce que l'on peut voir de la régie: un bel écran qui affiche:
- le planning de conférences
- l'enregistrement des microphones et du son de l'ordinateur de conférence
- l'affichage de l'ordinateur du conférencier qui est transmis au vidéoprojecteur de la salle
Une table de mixage pour régler le volume des microphones et de l'ordinateur, qui renvoie le son sur les haut-parleurs de la salle et sur les cartes sont d'enregistrement du PC
Astuce pratique: chaque microphone à un bout de scotch de couleur à sa base pour pouvoir savoir rapidement auquel il correspond la ligne sur la table de mixage.

 

Pour ceux qui ne sont pas au courant, nous enregistrons les conférences à l'aide de caméras (prêtés par des membres et par une association amie, notre budget ne nous permettant pas un tel investissement) ainsi que les microphones. On enregistre aussi ce qui est affiché sur le vidéoprojecteur de la salle en local pour pouvoir l'intégrer efficacement dans les vidéos des conférences (ça fait plus propre que de voir des diapositives filmées sur un écran avec une caméra.

Petite anecdote: Pour éviter le piratage, les ayant droit ont mis en place pas mal de restrictions pour empêcher les copies de leurs oeuvres, plus connues sous le nom de DRM.
Problème: les ordinateurs et tablettes Apple activent par défaut la protection anticopie, même si vous n'êtes pas en train de regarder un Blu-Ray ou NetFlix. Du coup, lorsqu'un conférencier est arrivé avec son Mac pour faire une conférence sur les bruitages dans l'animation, et donc montrer le logiciel qui permet de gérer ces bruitages, ma carte d'acquisition vidéo m'a affiché un écran noir avec en bien grand dessus "HDCP Content protection". Un peu comme si en tentant de prendre votre maison en photo à Noël, votre appareil se mettait à dire: "Les photos des illuminations de la tour Eiffel sont sous droit d'auteur, du coup je ne pends plus de photos d'illuminations".

 

Comment enregistrer une démonstration d'animation sur un iPad faite par un conférencier? Avec des adaptateurs :D

 

Solution déployée dans l'urgence: un adaptateur HDMI vers VGA (qui n'est pas protégé par les DRM) branché à un adaptateur VGA vers HDMI, sans oublier l'adaptateur lightning HDMI et la batterie USB pour l'adaptateur VGA/HDMI. Merci Apple.

 

Le travail en amont:

Oui, parce que si vous voulez un évènement réussi, il faut absolument s'organiser si vous ne voulez pas vous retrouver avec des problèmes inacceptables tels que des exposants qui se retrouvent sans table

En coulisses, il n'y a en fait rien de vraiment spectaculaire avant la convention elle-même, oubliez les voyages d'affaire en jet privé.Vous aurez en revanche pour ceux qui s'en occupent, de nombreux appels téléphoniques, des courriers, des emails et quelques rendez-vous sur place.

Les tâches à prévoir au moins une bonne dizaine de mois à l'avance concerne le démarchage des potentiels invités pour les conférences, les demandes de locations de la salle à la mairie, les demandes de subventions et les demandes de partenariats, parce que:

Pas de budget: pas de salle. Pas de salle: pas de convention. Pas de convention ... pas de convention.

Et plus les mois approchent de la date fatidique, plus vous aurez de réunions, comptez au moins une réunion par semaine dans les 5-6 mois précédents la convention.

En effet, il faut gérer: gérer le site web, la communication sur les réseaux sociaux, ouvrir les inscriptions des exposants, démarcher les professionnels, gérer les repas et le matériel, gérer les staffs(membres) et bénévoles qui viennent en renfort et voir leurs rôles. Ce point n'est pas à négliger, avoir un responsable de stand exposant de qualité qui arrive à gérer des problèmes d'exposant qui se retrouve avec une mauvaise commande est vraiment le bienvenu.(pour l'anecdote, un des exposants s'était retrouvé avec un sandwich "poulet végétarien sans poulet" (pour ceux qui font les commandes, gérez les sandwich spéciaux en premier et à part SVP :/ et pour les exposants, hésitez surtout pas à signaler les problème)

 

La communication

Indispensable à l'organisation, celle-ci se fait surtout via internet, vu l'éloignement géographique de la plupart des membres. Elle se fait sur différents canaux: sur un forum, via des logiciels de messagerie texte et audio et via des espaces de stockage de documents partagés.

Chacun ayant ses avantages et inconvénients : un forum est assez pratique pour organiser des informations, en les regroupant par sujets de discussion, alors qu'une messagerie, moins organisée, sera par contre plus réactive et spontanée. Les réunions se font en audio afin de pouvoir avoir des discussions efficaces et de pouvoir libérer les mains pour pouvoir travailler en même temps.

En interne, nous utilisons du coup Discord pour les discussions instantanées orales et écrites, Google Drive pour gérer les fichiers et un serveur web qui héberge le site sous Wordpress ainsi qu'un forum SMF (Simple Machines Forum).

Si vous comptez utiliser Google, je vous conseille de créer un compte associatif GSuite gratuit (il faudra diverses informations telles qu'un N° de SIRET) pour pouvoir gérer plus facilement les fichiers et les accès.

 

Des exemples de choix

Nous avons aussi fait plusieurs choix:

Ne pas accepter les stands de contrefacon ou qui n'ont rien à voir avec notre thématique.

Ne pas trop aller dans la thématique des jeux vidéos, on cherche à se concentrer sur la culture visuelle moderne japonaise.

Pour la nourriture, Jonetsu à choisi de proposer des sandwichs: Certes, ce n'est pas très japonais, mais ça a de nombreux avantages: pas de problème de cuisson, pas de problèmes de couverts et ça permet de nourrir le staff et les exposants sans trop se ruiner.
Nous n'avons pas pour objectif de fournir de la nourriture japonaise en tapant sur le porte monnaie des visiteurs.

La trésorerie et le budget

Organiser un tel évènement demande un gros budget et il sera obligatoire de bien s'organiser.

Le plus difficile généralement est de réussir à trouver des sponsors et des subventions, mais aussi de réussir à les maintenir et même d'en trouver de nouveaux au fils des années. Garder un bon dialogue avec ses contacts, les municipalités et l'administration en montrant la solidité du projet pourra heureusement bien aider. Il ne faudra en tout cas jamais délaisser ce point.

L'un des fichiers parmi les plus importants sur notre drive est le Google-sheet du budget, contenant différentes feuilles de calculs.

On liste alors dans la première feuille/onglet:
- les recettes: les entrées visiteurs, les ventes de nourriture, les prix payés par les exposants professionnels et jeunes créateurs, les sponsors et donations.
- les dépenses: la salle, la nourriture, le matériel, l'affichage/publicité, les frais de gestion.
On utilisera les autres feuilles pour les détails de chaque section (entrées, repas, stands...)

On y ajoutera des impondérables: c'est une marge que l'on prévoit dans le cas où il y aurait des imprévus tels qu'un trajet en train ou une nuit d'hôtel à rembourser, ou du matériel à acheter en dernier instant.

 

Aperçu du budget de Jonetsu 3.33 avec l'onglet de gestion des repas (je vous épargne les formules de l'enfer)

Il faudra aussi prendre soin de bien souscrire à une assurance, au cas où il y aurait du vol ou de la casse de matériel. Il serait intolérable de voir un membre qui ne soit pas remboursé en cas de problèmes avec le matériel qu'il prête (ordinateur portable, tablette Cintiq Wacom, télé...).

À vous de trouver ensuite comment la mettre en forme et de prévoir les dates auxquelles vous recevrez les paiements des stands, des préventes et à quel moment vous aurez à payer les factures et rembourser d'éventuels emprunts.

Et pour résumer, le résultat des dépenses et recettes des trois premières éditions:

Recettes et dépenses des trois premières éditions, sans les flux temporaires (prêts, cautions, fonds de caisse ...).

Sachant que la première avait eu 545 visiteurs, 565 visiteurs pour la seconde et 850 visiteurs pour la troisième.

Edition	type4	repas	billets	stands pro	stands crea	sponsors	salle	equipement salle	invités	autres	impondérables
1	recettes	1627	4115	1680	1155	5750	0	0	0	0	0
1	dépenses	2022	0	0	0	0	9900	918	0	1244	0
2	recettes	968	2825	830	890	2900	0	0	0	0	0
2	dépenses	920	0	0	0	0	2336	582	0	1994	317
3	recettes	1598	3717	302	1460	2820	0	0	0	0	0
3	dépenses	1399	0	0	0	0	3013	0	1148	2116	213

On voit assez vite que la première édition avait un budget assez conséquent, dû au prix de location de la salle qui était assez élevé. Il a pu y avoir des bénéfices (différence de hauteur entre 2 colonnes) grâce aux donations et sponsors.
Sachant qu'il serait plus difficile de trouver des sponsors et donations pour l'édition suivante, il a fallu changer de salle, un peu plus éloignée de paris (mais accessible en RER) mais qui a permis d'être plus confortable financièrement. C'est d'ailleurs qui a permis de baisser le prix de l'entrée de 8€ à 5€ et d'investir plus dans les invités. Nos bonnes relations avec la mairie de Bourg-la-Reine nous a aussi permis utiliser la salle du théâtre de l'Agoreine pour les conférences à un tarif attractif, merci encore à elle!

On notera aussi la diminution de stands professionnels, vu la taille de notre convention, il est difficile pour eux d'être rentable. En effet, contrairement aux stands qui vendent de la contrefaçon (que nous refusons), les stands professionnels légitimes payent les droits d'auteur et s'assurent de fournir des produits de qualité. Du progrès à ce niveau serait en tout cas le bienvenu.

Pour les repas, nous réalisons peu de bénéfices dessus. En effet, en plus du tarif attractif, les bénéfices sur les ventes de boissons et de la nourriture nous servent surtout à payer les menus (sandwich, boisson et barre chocolatée) des membres, des bénévoles, des conférenciers et des exposants (oui, même nos exposants ont le repas offert :D).

Les membres et la transparence

Si l'argent est nécessaire pour pouvoir organiser une convention, les membres sont nécessaires (même s'ils paraissent invisibles, cliquez ici pour un article bien interessant sur les membres de Nijikai) pour pouvoir faire fonctionner une association. Et pour organiser une convention, il faut assez de membres actifs qui puissent s'occuper de l'organisation en amont et pas uniquement de l'évènement sur place le jour J.

Il faudra donc penser à régulièrement faire des campagnes de recrutement pour s'assurer d'avoir une association pérenne, où les membres peuvent participer à la vie de l'association avec une hiérarchie dont le rôle est de guider et de pardonner (vos membres ont le droit de faire des erreurs, ce sont des bénévoles, ne l'oubliez pas), pas de régner.

La transparence devrait être de mise, c'est la politique que nous avons adopté: en dehors des informations sensibles (les codes de carte bancaire ou accès aux virements, les données personnelles des membres ou contacts externes), une association n'a pas à avoir de secret.
Si une association ne peut vous fournir ses relevés bancaires ou garde secrets certains projets ou problèmes à ses membres (après un certain délai), c'est qu'il y a sûrement anguille sous roche.

Pour plus de détails, je vous laisse lire cet article sur ce qu'il faut éviter dans une association pour ne pas perdre des membres: 6 bonnes raisons de fuir votre association loi 1901

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